Toimitusjohtajan viisi viestinnän sudenkuoppaa

Toimitusjohtaja on usein firman johtohahmo ja keulakuva paitsi ydinbisneksessä, myös yrityksen viestinnässä. Häneen ruumiillistuvat yrityksen arvot ja visio tulevaisuudesta. Jos toimitusjohtaja kompuroi viestinnässään, se heijastuu laajalle.

Tässä muutama toimitusjohtajan viestinnän sudenkuoppa, joita olen viestinnän ammattilaisena havainnoinut vuosien varrella.

01 Henkilöstö kuulee viimeisenä
Pitkä työ on huipentumassa tärkeään lanseeraukseen ja toimitusjohtajan huomio fokusoituu median, päättäjien ja sijoittajien vakuuttamiseen. Kun Se Päivä viimein koittaa, asiasta kerrotaan ensimmäisenä mediatiedotteella ja uutista levitetään myös firman somekanavissa. Huomiota sataa ja toimitusjohtajan hymy levenee hetki hetkeltä. Mutta sitten kynnykselle saapastelee vakavailmeinen luottamusmies HR-johtaja kintereillään. Ei mennyt putkeen, sittenkään. Unohdettiin kertoa henkilöstölle ensin. Nyt firman tärkeimmät markkinamiehet, työntekijät, sadattelevat läheisilleen ja omissa somekanavissaan.

Vinkki: Huolellinen viestinnän suunnittelu kannattaa aina. Viestintäsuunnitelma takaa sen, ettei mikään keskeinen kohderyhmä unohdu.

02 Väärä viesti väärälle kohderyhmälle
Yritys on saanut hiottua valmiiksi uuden vastuullisuusstrategian ja on esitellyt sen henkilöstölle. Johtoryhmä hyrisee tyytyväisyydestä, kun henkilöstö suhtautuu tavoitteisiin niin positiivisesti. Toimitusjohtaja marssii median eteen samoilla viesteillä ja jähmettyy kuullessaan toimittajan kriittiset kysymykset. Miksi toimittaja ei ymmärrä, miten hieno juttu strategia on? Toimitusjohtaja on unohtanut, että viestit pitää muotoilla eri kohderyhmille räätälöidysti.

Vinkki: Tunne kohderyhmäsi ja niiden tapa ajatella ja hahmottaa maailma. Muotoile jokaisella ryhmälle omat viestit niiden näkökulmasta käsin.

03 Kokonaisuus unohtuu
Toimitusjohtaja on aina luupin alla, niin hyvinä kuin etenkin huonoina aikoina. Kun firma aloittaa yhteistoimintaneuvottelut, kaikkea toimitusjohtajan tekemää ja sanomaa analysoidaan rivien välejä myöten. Somepostaukset toimitusjohtajan hulppeasta ulkomaan matkasta tai liian leveä hymy henkilöstöinfossa tulkitaan helposti röyhkeydeksi ja sydämettömyydeksi.

Vinkki: Toimitusjohtajan pitäisi kyetä näkemään itsensä ulkopuolisin silmin ja arvioimaan, miltä sanat, teot ja kehonkieli vaikuttavat. Tilannekuvan muodostamiseen kannattaa käyttää viestintäosaston apua.

04 Huumori
Huumori on oikein käytettynä verraton tunnelman luoja, mutta väärin käytettynä kuin sirpalepommi, joka kylvää tuhoa vielä pitkään iskun jälkeenkin. Toimitusjohtajan varomaton vitsi tai – herra paratkoon – ironia jättävät liian paljon tulkinnan ja loukkaantumisen varaa. Mikä pahinta, sanottua ei saa takaisin eikä kontekstia muista enää kukaan.

Vinkki: Jos vitsi näyttää kirjotettuna pahalta ja loukkaavalta, se on sitä. Käytä huumoria vain tilanteissa, joissa väärinymmärryksen vaaraa ei ole. Älä koskaan vitsaile henkilöstön, yhteistyökumppaneiden, kilpailijoiden tai asiakkaiden kustannuksella.

05 Valehtelu
Tämä on toimitusjohtajien viestinnän sudenkuopista syvin. Pieni valkoinen valhe saattaa tuntua houkuttelevalta ulospääsyltä mediahaastattelussa tai henkilöstöinfossa, mutta houkutusta kannattaa vastustaa. Totuus tulee aina esiin, tavalla tai toisella, ja kyseenalaistaa valehdelleen johtajan moraalin, strategisen ajattelun ja johtajuuden. Ja valheen peittäminen uudella se vasta tuhoisaa onkin.

Vinkki: Puhu aina totta. Kaikkea minkä tietää, ei tarvitse kertoa, mutta kaiken kerrotun on oltava totta. Jos tilanne on hankala, sen voi sanoa suoraan. Jokainen ymmärtää myös sen, ettei keskeneräisistä asioista voi huudella. Ja jos toimitusjohtaja on jo jäänyt kiinni valehtelusta, on vain yksi mahdollisuus: aito ja vilpitön anteeksipyyntö ja lupaus korjata asiat.